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Comment calculer les coûts d'externalisation ?

13 mai 2022

Lorsque les entreprises veulent réduire leurs coûts, elles envisagent généralement l'externalisation. Cela peut s'appliquer à plusieurs types d'industries, et les postes varient de l'assistance technique à la comptabilité et à la saisie de données.

Les difficultés croissantes de l'externalisation

Il est très courant pour de nombreuses entreprises en proie à des difficultés de croissance d'envisager l'externalisation de fonctions telles que les RH ou l'informatique, ainsi que l'externalisation de fonctions spécifiques à des personnes dont les compétences correspondent à ces fonctions. En fonction des besoins de votre entreprise, cela peut être une bonne idée pour votre entreprise. Grâce à la technologie, il est très facile de connecter numériquement des personnes et des équipes dans le monde entier, ce qui peut rendre l'externalisation des services et des fonctions très attrayante. L'externalisation des services informatiques à des tiers peut sembler être une solution aux problèmes que rencontrent de nombreuses entreprises. Dans l'idéal, cela permet de réduire les coûts de main-d'œuvre et d'accéder à un plus grand nombre de talents, ce qui améliore la productivité. Mais en réalité, les choses ne se passent pas toujours aussi bien. L'externalisation implique également certains risques et coûts que vous devez prendre en compte.

Pourquoi l'externalisation vaut toujours la peine 

Que vous ayez un budget serré, que vous ayez besoin d'une compétence qui manque en interne, ou que vous et vos équipes soyez déjà surchargés, l'externalisation est la solution la plus concrète et la plus facile à mettre en place. L'externalisation peut devenir un avantage stratégique, un moyen d'augmenter les bénéfices et les revenus de l'entreprise, à condition de bien la préparer. Deux choses à retenir avant tout :

1. Ne sous-traitez pas une tâche parce que vous ne voulez pas la faire.

2. Si certaines tâches peuvent sembler fastidieuses, sous-estimez leur importance dans votre activité principale.

Bien entendu, gardez à l'esprit que l'externalisation ne consiste pas à déléguer des tâches dans l'espoir d'augmenter naturellement votre productivité ou d'accroître votre rentabilité du jour au lendemain. L'obtention de ces résultats nécessite un certain travail de votre part. Mais le jeu en vaut vraiment la chandelle.

Étape 1- Définir la fonction commerciale que vous souhaitez externaliser

Tout d'abord, avant toute chose, il est important que vous déterminiez les fonctions spécifiques de l'entreprise que vous envisagez d'externaliser. Ce faisant, vous devez également garder à l'esprit la qualité et la quantité exactes des tâches que vous envisagez d'externaliser. Cela vous aidera à établir une comparaison équitable entre ce que vous pouvez faire en interne et ce qui peut être externalisé. Si une fonction commerciale est mal définie, les coûts internes peuvent être inférieurs aux coûts d'externalisation parce que vous en faites moins en interne.

Étape 2 - Calculez vos coûts internes qui pourraient être évités par l'externalisation.

Après avoir clairement défini la fonction commerciale que vous souhaitez externaliser, la prochaine chose à faire est d'identifier et de calculer les coûts que votre organisation éviterait en externalisant. Pour ce faire, vous pouvez dresser la liste des coûts directs (fournitures, salaires, équipements, etc.) et des coûts indirects (administration et services internes), vous pouvez supprimer les variables pour lesquelles vous n'avez pas besoin de payer. Il est important que vos coûts internes pour les tâches spécifiées soient inférieurs aux coûts réels de l'externalisation.

Étape 3 - Calculez le coût total de l'externalisation.

La troisième chose à faire est de calculer le coût total de l'externalisation de la fonction commerciale spécifique déjà décrite. Les coûts d'externalisation comprennent généralement le prix de l'offre, les coûts d'administration du contrat et les coûts de transition, moins les recettes nettes générées par la vente de fournitures et d'équipements inutiles. Les coûts d'administration du contrat doivent inclure tous les coûts associés aux activités nécessaires pour sélectionner et gérer un partenaire d'externalisation pendant toute la durée du contrat. 

Étape 4 - Déduisez vos coûts d'externalisation de vos coûts internes pour obtenir vos économies. 

Pour la dernière étape, vous devez calculer la différence entre le montant et les coûts que vous avez économisés grâce à l'externalisation et les coûts induits par l'externalisation. Si vos résultats montrent que l'externalisation réduit significativement vos coûts, alors vous pouvez raisonnablement donner des raisons de procéder à l'externalisation. En gros, vous devez soustraire les coûts totaux de l'externalisation des coûts internes qui pourraient être évités et si le résultat est favorable, vous pouvez justifier votre décision d'externaliser à un tiers.

Conclusion 

La concurrence est féroce pour tous les acteurs qui travaillent sur leurs marchés. Pour y faire face, il n'y a pas de solution miracle si ce n'est d'être plus efficace, et d'apporter de meilleures solutions que les autres. L'une des clés pour atteindre cet objectif est de se concentrer sur ses points forts pour les aiguiser, les développer et ainsi devenir encore meilleur. Cette posture implique de faire des choix, et il est souvent plus intéressant de laisser la gestion de certaines de ses activités à des entreprises qui maîtrisent parfaitement le savoir-faire associé. L'externalisation n'est certainement pas l'option la moins chère, mais lorsque vous vous y prenez bien et avec le bon prestataire, vous pouvez réellement économiser de l'argent (et dans certains cas, générer un impact social) ! Vous pouvez recueillir des devis auprès de différents prestataires de services, les comparer en fonction des compétences et de l'expertise qu'ils apportent, et faire votre choix sur cette base.

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